TAx 22 die akzeptanz von digitalisierungsvorhaben Die Einführung neuer beispielsweise steuerlicher Tools oder ganzer Systeme lässt sich durch aktives Verände rungsmanagement erleichtern Zentrale Herausforde rungen bei systemseitigen Veränderungsvorhaben sind Akzeptanz Bedienung und Einbindung der neuen Tools in die Prozesse und Arbeitswirklichkeit der Mitarbei tenden Sofern die Belegschaft nicht aktiv mit auf die Reise hin zur positiven Veränderung durch das neue System genommen wird ist mit einer kritischen Haltung und möglicherweise einer Ablehnung des neuen Zu stands zu rechnen Interaktive Schulungen zielgerich tete Change Workshops und vor allem eine wertschätzende Kommunikation durch die Führungs ebene sollten die angestrebte Veränderung erklären und ihre Vorteile gegenüber dem Status quo illustrieren Auch das Commitment des Managements und der benötigte Arbeits und Zeitaufwand der entsprechenden Personen sind nicht zu unterschätzen aber einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren Gerade was den Bedarf von Ressourcen anbelangt müssen sich Organisationen die ihre Prozesse digitalisieren wollen über Folgendes im Klaren werden Es ist nicht der Kauf neuer Software mit dem die Nutzung von Ressourcen endet Die Opti mierung der Prozesse die Einführung der Software Change Management und Management Attention sind wesentlich für den Erfolg eines solchen Vorhabens die integration neuer teams oder organisationen Bedingt durch Umstrukturierungen Mergers oder Ak quisitionen ist es möglich dass Menschen Prozesse und Systeme über verschiedene Teams Abteilungen oder gar Länder hinweg integriert werden müssen In diesem Prozess ist es von enormer Wichtigkeit Unter nehmenskultur Mindset und Werte der Organisationen in die Überlegungen und Planungen einzubeziehen Es ist wesentlich zu verstehen welche ängste und Bedürf nisse bei den zu integrierenden Mitarbeitenden vor handen sind um die richtigen Interventionen in Form von Workshops Informations und Kommunikations formaten oder auch Einzelgesprächen bewusst und bedarfsgerecht einzusetzen Dies gilt nicht nur bei großen Übernahmen sondern auch schon bei der Akquisition kleinerer Gesellschaften Für die erfolgreiche Integration kleinerer Organisationen oder Teams die bereits eine eingespielte Gemeinschaft mit bestehenden Prozessen und Systemen sind ist es umso wichtiger die betroffenen Mitarbeitenden einzu binden ihnen durch gezielte Aktionen den Einstieg in das neue Unternehmens und Arbeitsumfeld zu erleich tern Dazu zählen z B frühzeitige Informationen und wertschätzende Kommunikation die Begegnung im neuen Team außerhalb des Büroalltags gemeinsame Workshops in digitaler und persönlicher Form Solche Initiativen bieten die Möglichkeit das neue Unternehmen mit seinen Prozessen und Systemen aber auch mit seinen Mitarbeitenden und dadurch mit seiner Kultur und seinen Werten kennenzulernen Den neuen Teams wird der Freiraum gegeben über Wünsche und Erwartungen und insbesondere über die mit der Integration verbundenen Bedenken und ängste zu sprechen Eine so geschaffene positive Basis stellt auf beiden Seiten die Weichen für die weitere Integration und den künftigen Umgang mit auftretenden Schwie rigkeiten bei der Umstellung von Prozessen und Sys temen Denn solche Herausforderungen bleiben nicht aus Dies beginnt häufig schon bei der änderung der zu nutzenden Hardware und betrifft im weiteren den Umgang mit einer neuen IT Umgebung geänderten IT Strukturen neuen Programmen Systemen und Prozessen Und die Beantwortung einer der wichtigsten Fragen in diesem Zusammenhang ist tatsächlich Wer kann einem helfen bzw wie finde ich den richtigen Ansprechpartner um mich zu unterstützen Durch das geschaffene Verständnis füreinander lassen sich bessere Lösungen finden im Rahmen eines beglei teten kooperativen Strukturwandels um das gemein same Ziel der erfolgreichen Integration zu erreichen Diese Formen der Integration geben die notwendige Sicherheit und das Vertrauen in die neue Organisation das zeigen viele Anwendungsbeispiele Auf die betrof fenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abgestimmte individuelle Maßnahmen sind der Erfolgsgarant von Change Management Falls Unternehmen also beispielsweise ihre Steuerfunk tionen digitalisieren wollen aufgrund zunehmender ge setzlicher Anforderungen steigender Datenmengen und komplexer regulatorischer Vorgaben geht dies weit über die Implementierung digitaler Tools hinaus Denn insbe sondere das begleitende Veränderungsmanagement ist unerlässlich um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sorgsam auf den Weg in die neue Zukunft mitzunehmen Für solche komplexen Prozesse sind ausreichend Res sourcen und entsprechendes Expertenwissen einzuplanen

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