M essezeiten sind für die Hotellerie vergleichbar mit der Hochsaison im Urlaubssektor Bei Großveranstal tungen übersteigt die Nachfrage nach Betten in der jeweiligen Region eindeu tig das Angebot Beachten Aussteller bei ih ren Buchungen ein paar Dinge können sie ihre Effizienz steigern sich entlasten Geld einsparen und sogar den Messeerfolg erhö hen Präferenzen festlegen Drei Kriterien haben großen Einfluss auf das Übernachtungsbudget und auch auf das Wohlbefinden des Messepersonals der Stan dard des Hotels die Lage der Unterkunft und der Zeitpunkt der Buchung Bei gleicher Ent fernung zur Messe ist ein Zweisternehotel natürlich günstiger als eine Viersterneherber ge Allerdings kann sich ein wenig einladen des Hotel negativ auf die Motivation der Messemitarbeiter auswirken Umgekehrt för dert ein angenehm empfundenes Haus die Stimmung und das wirkt sich tendenziell po sitiv auf die Gespräche am Stand aus Als Kompromiss könnte der Aussteller auf hö herwertige Übernachtungsmöglichkeiten aus weichen die weiter entfernt liegen und ver gleichsweise weniger kosten Dann sollte aber eine gute Verkehrsverbindung gewähr leistet sein Gibt es keine adäquate Bahnan bindung muss das ausstellende Unterneh men selbst für Abhilfe sorgen Dies kann via Pkw geschehen oder mit einem gemieteten Shuttle Die einfache Fahrt mit dem Kleinbus beispielsweise bei einer Entfernung von cir ka 70 Kilometern kostet pro Tag zwischen 140 und 250 Euro Der Preis variiert auch deshalb weil solche Kleinbusse mit rund acht Plätzen bei Großmessen ebenfalls sehr stark nachgefragt sind Frühzeitig buchen Nehmen wir die weltgrößte Baumaschinen messe in München Die nächste Bauma fin det erst wieder 2019 statt Als Hotelvermitt lungs Dienstleister für die Aussteller befindet sich unser Unternehmen TEST schon längst in der Planung Wir verhandeln die Konditio nen mit Hotels und kaufen frühzeitig passen de Kontingente ein Mit jedem Tag an dem die Messe näher rückt wird der Aussteller stärker vom entstehenden Engpass betroffen sein Die Folge Je später er bucht desto mehr wird er hinterher berappen müssen Bei Großmessen fährt der Aussteller einiger maßen flexibel wenn er Kontingente reser viert die bis zu einem Stichtag zurückgege ben werden können So kann er sparen je doch wird es schwierig etwaige Nach kömmlinge unterzubringen Mitunter be steht auch die Möglichkeit über die Anzahl der Nächte zu verhandeln oft werden die Zimmer nämlich nur für die gesamte Messe dauer vermietet Denkbar wären ebenso Mischkalkulationen die einem ausstellen den Unternehmen günstige Preise für die Auf und Abbautage einräumen Vertragstreu sein Natürlich müssen gebuchte Kontingente hinterher auch tatsächlich genutzt werden da sonst das betreffende Hotel einen wirt schaftlichen Einbruch erleiden würde Weil diese Zuverlässigkeit nicht immer gegeben ist sichern sich die Hotels meist durch Vor auszahlungen ab Durch die Zusammenar beit mit einem Unternehmen wie TEST erhält sich der Aussteller auch bei festen Buchun gen eine gewisse Flexibilität Aufgrund unse rer Zusammenarbeit mit zahlreichen ausstel lenden Unternehmen können nicht benötigte Zimmer an andere Firmen weitergeben wer den Teilnehmermanagement nutzen Wichtig ist Transparenz damit bei Ausstel lern kostspielige Doppelbuchungen ver mieden werden Das geschieht beispiels weise wenn einzelne Personen nicht die ge samte Messedauer vor Ort sind Wenn sie aber die freiwerdenden Zimmer mangels interner Abstimmungen nicht weitermelden werden möglicherweise unnötig zusätzliche Zimmer in Anspruch genommen Für mehr Effizienz auf diesem Feld bieten wir bei TEST zwei Optionen für das Teilnehmermanage ment an Einerseits handelt es sich um eine Serviceleistung Eine eigene Abteilung nimmt Ausstellern die aufwändige Kommunikation mit den Hotels ab Die zweite Option ist die Nutzung einer softwaregestützten Plattform die Kunden mit großen Zimmervolumina in Anspruch nehmen Bei dieser Plattform wird der Buchungsverantwortliche nahezu kom plett entlastet Standmitarbeiter können sich selbst einloggen buchen Änderungen vor nehmen oder stornieren Jede damit verbun dene E Mail fällt weg gleichzeitig hat der Aussteller durch das Reporting einen Echt zeitüberblick Aufgrund der Vereinfachung des Übernachtungsmanagements erfreut sich die Online Plattform bei Großausstellern sehr großer Beliebtheit und wird bei unseren Kundenbefragungen zu fast 100 Prozent mit sehr gut bewertet Das Travel Event Service Team TEST be steht aus zwei unabhängigen Unternehmen in Düsseldorf und Berlin TEST verfügt über 25 Jahre Erfahrung in der Hotelreservierung für Geschäftsreisen Veranstaltungsorganisa tion und im Messe und Tagungsgeschäft www hotelreservation de 34 TradeFairs Internation al 6 2016 TFI KNOW HOW Wie betreiben Aussteller professionelles Übernachtungs management Expertin Elisabeth Unger Geschäftsführerin TEST Berlin Kontakt EUnger testberlin de

Hinweis: Dies ist eine maschinenlesbare No-Flash Ansicht.
Klicken Sie hier um zur Online-Version zu gelangen.