A ls Veranstalter von eigenen Ereignis sen und Teilnehmer an externen Ver anstaltungen liegt uns das Thema Si cherheit sehr am Herzen Einerseits betrifft das die persönliche körperliche Si cherheit unserer Kunden Partner Mitarbeiter und Lieferanten auf der Veranstaltung Des Weiteren geht es um Datensicherheit techni sche Sicherheit finanzielle Sicherheit und nicht zuletzt gefühlte Sicherheit vor wäh rend und nach einem Ereignis Auswahl der Destination Hier nehmen wir eine Risikoanalyse vor Welches Gefahrenpotenzial birgt die Re gion Stadt Veranstaltungsstätte Aspekte sind die politische Situation die physische Sicherheit Beispiel Terrorismus Daten schutz und die Sicherheit der Infrastruktur Flughafen ÖPNV Straßen Stromversor gung Konstituierung eines Teams Bereits Monate vor der Veranstaltung konsti tuiert sich ein Team das regelmäßig upge dated wird und bei Bedarf reagieren kann Dieses Team besteht aus den Bereichen Mo bilität Transport und Unterbringung Kom munikation regelmäßige Kommunikation und Krisenkommunikation Recht und Hu man Resources Risiko und Compliance Dar über hinaus wird vorab ein Krisenstab einge richtet Dieser Stab ist für den Krisenfall schon vorbereitet und gebrieft Im Fall des Falles geht er das Krisenmanagement mit den beteiligten Stellen wie Veranstaltungsstätte Polizei und Feuerwehr an Das detaillierte Si cherheitskonzept basiert auf der Risikoanaly se und geht dann stark ins Operative Aus wahl lokaler Dienstleister Eingangs und Zu gangskontrollen Briefings für Mitarbeiter und Personal Sicherheits Hotline Material und Inventarregistrierung medizinisches Per sonal Kontakt zu lokalen Behörden und vieles mehr Die beschriebenen Maßnahmen werden standardmäßig geplant und umge setzt Besonders wichtig ist uns die Sicher heit für die Teilnehmer greifbar zu machen so dass sie sich auch sicher fühlen Dafür spielen viele Teams zusammen Beispiel Streik Für den Fall eines eintretenden Streiks am Veranstaltungsort helfen folgende Aktivitä ten die Auswirkungen zu mindern Ankündigung und ständige Updates des Status an die Teilnehmer über Website E Mail und Social Media unter Nutzung unab hängiger Quellen Planung von verschiedenen Szenarien Wie können wir Teilnehmer zu ihren Hotels bringen wenn Taxifahrer streiken oder die Hauptverkehrsstraßen lahmgelegt sind Die se Maßnahmen werden dann ebenfalls kom muniziert Hotels aktive Ansprache von Teilnehmern die in Streikgebieten untergebracht sind Ih nen wird Hilfe bei einer Ausquartierung an geboten Vorhalten von größeren Mengen an Spei sen und Getränken wenn Gäste den Veran staltungsort nicht verlassen können Unterstützung bei Flugbuchungen und Umbuchungen Auch werden Kontaktmög lichkeiten zu Fluggesellschaften über die je weiligen Websites und vor Ort eingerichtet Hier bietet sich die Chance den Teilneh mern in schwierigen Situationen eine akzep table Eventerfahrung zu gewährleisten Durch ein gutes Informationsmanagement werden sie sensibilisiert und haben auch Ver ständnis für kleine Unannehmlichkeiten Das wandelt einen tatsächlichen Nachteil in ei nen Vorteil und sorgt für viel positives Feed back Bedeutung sozialer Netzwerke Die sozialen Netzwerke sind ein wichtiger Faktor in beide Richtungen Kritische Situ ationen lassen sich durch das Monitoring von Social Media schneller feststellen Wel che Straßen sind durch einen Streik betrof fen Ist es sicherer die Teilnehmer einen be stimmten Weg nehmen zu lassen Gleichzei tig kann über diese Kanäle auch Information vermittelt werden Bitte sehen Sie sich vor checken Sie Ihre Flugverbindungen auf Aus fälle und vieles mehr Ausblick und Fazit Mit der weiter zunehmenden Technisierung und globalen Vernetzung werden Versor gungssysteme und Infrastrukturen störanfälli ger während die Gesellschaft immer abhän giger vom reibungslosen Funktionieren ist Eine übergreifende Dimension ergibt sich aus der zunehmenden Digitalisierung Datensi cherheit wird noch bedeutender denn durch sporadisches oder kontinuierliches Hacken können sich erhebliche Beeinträchtigungen für den Eventbereich ergeben Generell ist das Gefühl gewährleisteter Sicherheit für die Veranstaltungsbranche sehr relevant Trotz dem oder gerade deshalb dürfen die Si cherheitsvorkehrungen im Veranstaltungsab lauf nicht allzu störend sein 22 TradeFairs Internation al 1 2016 Wie sorgen Sie für die Sicherheit von Veranstaltungsteilnehmern TFI KNOW HOW Experte Mathias Sondermann Director Global Events SAP Kontakt info germany sap com Ph ot o S A P SE W ol fr am S ch ei bl e

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