N ur wer sich gründlich vorbereitet kann im Fall des Falles den Schalter umlegen und angemessen reagieren Veranstalter sollten anhand ihres Eventkonzeptes entscheiden ob sich das Er eignis auch online durchführen lässt Sie müssen sicherstellen dass ihr Ticketing Dienstleister bei einer kompletten Absage die Stornoabwicklung übernehmen kann rät Antje Schwuchow Und Sollte eine Online Variante möglich sein sind gleich mehrere Punkte zu bedenken betont die Senior Con tent Marketing Event Managerin bei Xing Events Sie empfiehlt ein Team und die ent sprechende Technik für ein professionelles Streaming vor Ort zu reservieren Wichtig sei es frühzeitig zu buchen Die Verfügbarkeit von Dienstleistern in der Eventbranche ist deutlich reduziert so Schwuchow Aller dings sollte ein entsprechender Stornotermin vereinbart werden falls diese Back up Lö sung hinterher doch nicht benötigt wird Wenn Plan B aus der Schublade gezogen wird sind auch die Vortragenden einzube ziehen und schon im Vorfeld zu briefen Es muss abgeklärt werden ob ihre Beiträge vor Ort gestreamt werden sollen oder ob sie aus dem Home Office sprechen möchten sagt Antje Schwuchow Des Weiteren ist frühzei tig zu prüfen ob das Teilnehmer Manage ment ein Umswitchen auf ein Online Event abbilden kann Mit dem Xing Eventmanager sei es möglich schnell und einfach auf onli ne umzuschalten betont sie Und bei einer Absage übernehme Xing Events die komplet te Stornoabwicklung für den Kunden Die Online Variante als Back up für ein Präsenz ereignis sieht die Expertin als vorteilhaft an einerseits weil die Veranstaltung trotz coro nabedingter Absage stattfinden könne und die Zielgruppe online dabei sei Und es gibt noch einen weiteren Pluspunkt der die Reichweite erhöht Wenn es die zusätzlich entstehenden Kosten erlauben ließen sich das Event aufzeichnen und die Inhalte on demand weiterverwerten www xing events com PB 23 FOCUS EVENT MANAGEMENT Das Back up in der Hinterhand Aktuell finden wieder mehr Präsenzveranstaltungen statt Da sich die Bestimmungen aufgrund einer verschärften Corona Lage kurzfristig ändern können sollte ein Plan B vorliegen Die neue Gestaltung von Events Mehr als zwei Jahre lang haben pandemiebedingt fast nur Online Events stattgefunden Das hat deutliche Veränderungen bewirkt auch im Verhalten von Vortragenden undDelegierten Deren neue Bedürfnisse sollten Veranstalter unbedingt beachten damit sie mit ihrem real abgehaltenen Event weiterhin auf positive Resonanz stoßen Aus diesem Grund ist es ratsam kürzere Vorträge als früher einzuplanen die Aufmerksamkeitsspanne ist bei den meisten Teilnehmenden geringer geworden Darüber hinaus sollten Veranstaltungs planer damit rechnen dass die Anwesenden auch vor Ort im Zoom Modus sind also mit ih rem Laptop arbeiten Eine ideale Antwort darauf wäre Rückzugsräume für kurze digitale Mee tings zu schaffen Und Veranstalter sollten für eine ausreichende Bandbreite des WLAN sor gen Diese und alle weiteren wichtigen Aspekte die es jetzt beim Neustart von Präsenzveran staltungen zu bedenken gibt hat Xing Events in der Checkliste Events in Corona Zeiten sorgfältig planen sicher durchführen zusammengefasst Sie steht auf der Website kostenlos zum Download zur Verfügung Auch die Vortragenden sind frühzeitig einzu beziehen und daher schon im Vorfeld zu briefen Speakers should also be involved at an early sta ge and must therefore be briefed in advance Ph ot o X in g Ev en ts TradeFairs Internation al 1 2 2022

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