W er bestimmte Dienstleistungen rund um die eigene Messebeteili gung in professionelle Hände gibt schont Zeit Budget und häufig auch die Nerven Ein solches Vorgehen führt im Normalfall zu mehr Effizienz Hotel Service Die Recherche bei den bekannten Online Bu chungsplattformen verschafft Ausstellern ei nen groben Überblick Andererseits sind dort meist nicht mehr als neun Zimmer buchbar Zwar stimmen die Angaben wie die Fahrtzeit zum Messegelände Allerdings gilt dies nicht für die Rushhour oder die An und Abfahrts zeit zur Messe wo es oft deutlich länger dau ert Dagegen hat Perfect Meeting die Hotels und Fahrtstrecken zuvor gecheckt und bietet eine qualifizierte Beratung anhand der vor ab erfragten Bedürfnisse des Kunden Dabei kann es durchaus sinnvoll sein auch mal mehr pro Übernachtung zu bezahlen Denn ein Hotel mit Gastronomie im Umfeld fördert eher die Stimmung des Ausstellerpersonals als eine Herberge im abgelegenen Industrie gebiet Und Aufgrund von frühzeitigen Rah menabschlüssen mit Hotelketten verfügen wir bei diversen Messen über große Zimmer kontingente zu guten Konditionen Durch unser Einkaufsvolumen können wir mit den Hotels auf Augenhöhe verhandeln Teilnehmer Management Hier stellt sich die Grundsatzfrage Will sich ein Aussteller die gesamte administrative Ar beit vielleicht verbunden mit Turbostress tatsächlich ans Bein binden Alternativ er möglicht unser Team eine schnelle effiziente und professionelle Teilnehmerverwaltung Dazu gehören die stetige Aktualisierung der Anmeldungen Absagen und Umbuchungen genauso wie die Online Registrierung und Verwaltung Hinzu kommen der Versand in dividueller Bestätigungsmails mit veranstal tungsspezifischen Informationen und die Aufbereitung und Formatierung von Kunden daten einschließlich Erfassung individueller Kundenwünsche Auf das online basierte Tool kann jederzeit zurückgegriffen werden um den Status abzufragen Sind alle Mitar beiter bereits eingeladen Wer hat sich zu rückgemeldet Wurden die Buchungen ver anlasst Transfer Leistungen Soll es eine Abholung per Limousine auf dem Rollfeld für den CEO sein Oder ein Shuttle oder Reisebus für die Standmann schaft Sämtliche Arten von Transporten rund um die Messe oder zur Abendveranstal tung sind umsetzbar Weil wir auf erfahrene Partner zurückgreifen profitiert der Kunde von einem Informationsvorsprung und die Koordination liegt in einer Hand Was ist ak tuell der schnellste Anfahrtsweg für welchen Zeitpunkt muss das Transportmittel bestellt werden Letzteres bringt durchaus Einspar potenzial mit sich Wird nämlich ein Bus pünktlich zum Messeschluss geordert ob wohl das Ausstellerpersonal noch 25 Minu ten bis zum Abfahrtspunkt braucht entste hen Leerzeiten Mit entsprechendem Wissen können unnötige Zusatzfenster und damit Kosten vermieden werden Concierge Service Hier handelt es sich um ein kostenloses An gebot das für den Kunden während seines Aufenthaltes 24 Stunden am Tag zur Verfü gung steht Die Vorteile liegen auf der Hand So sind etwa bei Megamessen wie der Bau ma in München sämtliche einschlägigen Res taurants einige Wochen vorher ausgebucht Daher haben wir schon lange vorher Kontin gente reserviert Über an den Ständen auslie gende Listen fragen wir die Aussteller bis zu einem festgelegten Tageszeitpunkt nach ih rem Bedarf ab Sollten einzelne Plätze nicht benötigt werden kann das Restaurant sie kurzfristig freigeben Auch Stadtrundfahrten oder Veranstaltungstickets lassen sich organi sieren Ein anderes Beispiel ist die perma nente Aktualisierung von Zimmerlisten So wird vermieden dass Herr Müller abge wiesen wird weil die vom Kollegen Meier abgesagte Übernachtung der Rezeption noch nicht bekannt ist Auch können No Show Kosten verhindert werden wenn das Hotel nicht genutzte Zimmer wieder in den Ver kauf gibt Messe Event Dazu zählen die Locationsuche Einladungs und Registrierungsprozesse genauso wie die Durchführung vor Ort Auch hier lassen sich Komplett Leistungen oder einzelne Maßnah men buchen Selbstverständlich kann jeder Messeverantwortliche selbst aktiv werden Oft braucht es für ein B2B Event jedoch viel Know how Zeit und Erfahrung sodass ein Outsourcing sinnvoll ist Weitere Dienstleistungen Catering Wir screenen den Markt Letztlich entscheidet der Kunde ob die Angebote un serer Partner interessanter sind oder sein ei gener Caterer zum Zug kommt Personal Seit vielen Jahren arbeiten wir mit persönlich ausgewählten mehrsprachigen und geschul ten Messe Hostessen zusammen Messebau und Fotodienstleistungen werden ebenfalls angeboten Durch die Bündelung verschiede ner Dienstleistungen werden Schnittstellen probleme minimiert da der Kunde nur einen Ansprechpartner hat Bei der Kommunika tion und Zusammenarbeit mit Ausstellern gelten unsere Unternehmenswerte Offenheit Fairness Partnerschaft und Langfristigkeit Perfect Meeting ist für über 1 700 Kunden aktiv und unter anderem offizieller Partner der GHM München für die Messe The Smarter Europe ehemals Intersolar und für TSS Worldwide US Repräsentanz von Messe München und Messe Essen 28 TradeFairs Internation al 3 2018 TFI KNOW HOW Welche Messe Dienstleistungen lassen sich vorteilhaft outsourcen Experten Angelica und Thomas Stäbler Geschäftsführung Perfect Meeting Seefeld München Kontakt info perfect meeting de

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