Dokumentation ist lästig Aber alle wollen Transparenz und Compliance Und die sind ohne Dokumentation nicht zu haben Vor allem aber dient sie der Risikovorsorge Am Anfang steht das Risiko Die Verletzung gesetzlicher Normen ist mit ver schiedenen Risiken verbunden Wie bei jedem unternehmerischen Risiko ist es sinnvoll die Ri sikohöhe abzuschätzen Wenn der Dokumenta tionsaufwand höher ist als der potenzielle Schaden ist es auf den ersten Blick kaufmännisch vielleicht sogar sinnvoll darauf zu verzichten Aber so man che Schummelei hat sich im Nachhinein zu einer Haftungs oder Image Katastrophe entwickelt VW lässt grüßen Bei der Komplexität der Compliance ist es nicht ver wunderlich dass manche Dokumentationsanforde rungen übersehen oder falsch eingeschätzt werden E Mails die als Geschäftsbriefe nicht geordnet auf bewahrt werden fehlende Verfahrensdokumen tationen oder die Speicherung von elektronischen Dokumenten in veränderbaren Dateisystemen und Datenbanken sind typische Fehler die aus Compli ance Sicht zu beanstanden sind Typische Risikopotenziale Wie hoch die Risiken sind sollte ein Unternehmen im Rahmen seines Risiko Managements klären Die höchsten Risiken liegen zumeist in der Zulas sung der Geschäftstätigkeit das heißt in regulato rischen Forderungen Danach sind es vor allem Haftungsrisiken wie zum Beispiel die Produkthaftung oder Umweltschäden für die es gilt die Ordnungsmäßigkeit der eigenen relevanten Abläufe mög lichst lückenlos darzulegen Image schäden sind schwer einschätzbar können aber ebenfalls existenzbe drohend sein Steuer Risiken sind meist nicht existentiell aufgrund der Regelmäßigkeit der Prüfungen und der Höhe möglicher Schäden für die meisten Firmen jedoch signifikant Verträge und deren begleitende Dokumentation die nen der Wahrung eigener An sprüche die je nach Inhalt des Vertrags in ihrem Risiko variie ren Häufig übersehen in ihren Auswirkungen jedoch bedeut sam ist die Managerhaftung für Organisations verschulden Vor dem Hintergrund möglicher persönlicher Haftung sind auch die internen Abläufe Regeln und Kontrollen ein wichtiger Dokumentations gegenstand Outsourcing und Cloud Services kommen zunehmend in Mode Wenn dabei per sonenbezogene Daten an Dritte weitergegeben werden entstehen Risiken und verschiedene Dokumentationsanforderungen Compliance gewinnt an Bedeutung Mit der zunehmenden Transparenz der modernen Medien und des Internets spricht sich Fehlver halten schneller und umfassender herum Zudem werden Produkte und Dienstleistungen vergleich barer und ähnlicher Das Image als Wettbewerbs faktor gewinnt an Gewicht Fehlverhalten schadet dem Image Voraussetzung für eine erfolgverspre chende Entlastung sind die Glaubwürdigkeit für das Zustandekommen der Dokumentation und die Unveränderbarkeit Fachleute sprechen von Authentizität und Integrität Ziel Effizienz Ob es sich um rechtlich erforderliche Dokumen tationen oder um abstimmungsrelevante han delt Die Effizienz steigt mit der Fähigkeit die Dokumenta tion in die Prozesse zu integrieren Wozu Dokumentation Fo to R aw pi xe l c om F ot ol ia c om 32 IBWF Der Mittelstand 1 2016

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