5 HGB auf kapitalmarktorientierte Firmen zu geschnittenen Regelungen strahlen durch das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unter nehmensbereich und das GmbH Gesetz auf die hier adressierten nicht kapitalmarktorientier ten Unternehmen aus Formulierungsbeispiel Entsprechend 289 Abs 5 HGB berichten wir freiwillig zum Rechnungslegungsprozess Die Pla nungs und Controlling Maßnahmen wurden ne ben finanziellen Aspekten weiter über einen Ba lanced Scorecard Prozess mit nichtfinanziellen Zielsetzungen differenziert und einem unterjäh rigen Monitoring unterworfen Für internatio nale Tochtergesellschaften wurden Audits oder ein Review der Abschlüsse durch einen Abschluss prüfer durchgeführt Bei kleinen Auslandsgesell schaften wurden die übernommenen Abschluss informationen in einem zentral vorgegebenen Berichtspaket gemeldet Für wesentliche Posten und Angaben wurden Belege eingeholt Eine ver bindlich geltende Konzernbilanzierungsrichtlinie ist in deutscher und englischer Sprache verfügbar Die Konsolidierung erfolgt in Deutschland auf Basis einer anerkannten vom Abschluss prüfer im Rahmen einer EDV Systemprüfung geprüften Standardsoftware Dokumentation Kontrollroutinen stellen die Korrektheit des RLP sicher bei nicht kapitalmarktorientierten Unter nehmen reicht eine Systembeschreibung mit den rechnungslegungsbezogenen Organisations und Überwachungsstrukturen sowie den dazugehö rigen Prozessen Einer Effektivitätsanalyse oder einer Kommentierung bedarf es nicht Folgende Anforderungen gelten dabei Intersubjektivität die Kontrollroutinen sind von einzelnen Personen und deren Berechtigungen unabhängig gestaltet und können von jeder berechtigten Person durchgeführt werden Wiederholbarkeit das IKS hat Wiederholcharakter und ist in der gleichen Methodik durchführbar Prüfungsfähigkeit Nachvollziehbarkeit der Schritte und Routinen durch die Prüfperson Für die Wirksamkeit des IKS müssen dokumen tiert werden definierte Abläufe die erste Voraussetzung ist die Organisation des Geschäftsablaufs also die Vorgabe eines Ablaufs nach dem sich der Geschäftsprozess vollzieht Workflow geschlossene Prozessketten die Arbeitsabläufe sind so eingerichtet dass jede beteiligte Person nur dann tätig ist wenn der vorgelagerte Schritt ausgeführt wurde Ablaufkontrollen Integration zur dauernden und lückenlosen Vornahme mit Organigramm als Ablauf und Aufbauorganisationsbeschreibung Belege und Begleitpapiere das Ablaufsystem entspricht den Verwaltungsvorschriften und wird durch Belege und Begleitpapiere gestützt Damit ist der Weg bestimmter Vorgänge einschließlich einer Abzeichnung festgelegt Funktionstrennung in dispositive ausführende und Überwachungsfunktionen durch klare Kompetenzzuordnungen Ein IKS sollte folgende Prüf und Kontrollroutinen enthalten Vier Augen Prinzip Unterschriften regelungen Funktionstrennungen Zugriffsbe rechtigungskonzept Soll Ist Vergleiche Beispiel rechnungen Offene Posten Listen Debitoren Kreditoren Interne Revision QM Audits Bilan zierungsrichtlinien Beschreibung Ablauforganisa tion Beschreibung Aufbauorganisation IT Prozes se und Schnittstellen Leistungsberechtigungen Geschäfts Produktions und Vertriebs prozess Vergütungssystem Die Leitfragen richten sich auf Bilanzrichtlinien Kontrolllücken Manipulationsanfälligkeit Kon trollstelle Handbuch Qualitätsmanagement Workflow DIN ISO Produktnachsorge Schließlich geht es nicht darum Prüferbedürfnisse zu befriedigen sondern die Bestandsfestigkeit und Transparenz des Unternehmens zu sichern Johannes R Jeep Rechtsanwalt FA SteuerR FA HdGesR Partner bei FPS Leiter des Bundesarbeits kreises Unternehmens vorsorge Rechtsnachfolge im Institut für Betriebs beratung Wirtschaftsför derung und forschung e V www fps law deFo to s eb ra F ot ol ia c om 31Der Mittelstand 1 2016 IBWF

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