D er erste Eindruck zählt und entschei det auch auf Messen über Erfolg und Misserfolg Gutes Standpersonal muss kompetent sein und im Ein klang mit dem Gesetz beschäftigt werden Dann kann der Aussteller seiner Beteiligung beruhigt entgegensehen Herzlich willkommen Am Messestand ist der Empfang von Besu chern der Schlüssel zum Erstkontakt Es empfiehlt sich dafür eigens eine Person ein zusetzen die an der Tür steht und darauf achtet dass niemand unangesprochen bleibt Schließlich ist es nicht hilfreich wenn der Vertriebsmitarbeiter im Gespräch mit Messebesuchern nervös herumschaut um keine potenziellen Kunden zu verpassen und andererseits gerade deswegen wichtige Interessenten verprellt Auch bei der Kon taktaufnahme ist ein bisschen Einfallsreich tum gefragt Ein absoluter No Go Satz ist der Klassiker Kann ich Ihnen helfen Da bringt es mehr dem Besucher gleich zur Begrüßung ein Getränk anzubieten damit er sich will kommen und nicht überfordert fühlt Qualifiziertes Standpersonal Viele Aussteller können nicht auf ausrei chend eigenes Empfangspersonal zurückgrei fen Dabei ist der persönliche menschliche Kontakt noch immer der entscheidende Fak tor für eine gute Präsentation des Unterneh mens Gebuchtes Messepersonal tritt dem Gast freundlich und mit höflichen Umgangs formen gegenüber es vermittelt quasi zwi schen Messebesuchern und Mitarbeitern Darüber hinaus sprechen Hostessen meist mehrere Fremdsprachen und sind somit in der Lage auch mit ausländischen Fachbesu chern zu kommunizieren Je nach Komple xität des Produkts der Dienstleistung oder Firma braucht es eine Einweisung vor Mes sebeginn Gerade bei größeren Teams mit zahlreichen externen Mitarbeitern wie Hos tessen Servicekräften oder Produktberatern ist das sinnvoll So bilden alle Beteiligten schon zum Start der Messe ein eingespieltes Team und verfolgen ein gemeinsames Ziel Rechtssichere Buchung Viele Aussteller beachten nicht dass Hostes sen und auch anderes Standpersonal rechts sicher gebucht werden sollten Entgegen der zum Teil noch gängigen Praxis ist deren Be schäftigung lohnsteuer und sozialversiche rungspflichtig Zahlreiche Agenturen und Portale vermitteln Dienstleister leider noch immer über den Gewerbeschein Das Servi cepersonal kann dadurch bequem einfach und scheinbar günstig abgerechnet werden Da es sich bei einer solchen Beschäftigung jedoch oft nur um scheinbar Selbständige handelt 1 SchwarzArbG kann das große Unannehmlichkeiten für Aussteller bedeuten Auftraggebern die sich dieser rechtlichen Feinheiten nicht bewusst sind droht Ärger Sie könnten sich bei einer Betriebsprüfung etwa mit behördlichen Ansprüchen oder Nachforderungen durch die Hostessen kon frontiert sehen Selbst wenn das Personal über eine Agentur vermittelt wurde haftet der Aussteller im Fall des Falles Denn Risiko und Konsequenzen von Scheinselbständig keit trägt oft ohne es zu wissen allein der Auftraggeber Und Der Zoll kontrolliert oft mals auch schon während der Messe ob ausstellende Unternehmen die Gesetze ein halten oder nicht Rechtzeitige Kalkulation Viele Preise wie Unterkunft oder Verpflegung explodieren zu Messezeiten Gerne wird dann auch beim Personal aufgeschlagen Für Hos tessen Servicepersonal oder das Catering sollten daher Vergleichsangebote eingeholt werden So verschafft sich der Aussteller ein differenziertes Bild der zu erwartenden Prei se Vorsicht ist vor preislichen Ausreißern nach unten geboten Solche Firmen sparen oft an gesetzlicher Konformität zum Beispiel in Bezug auf Hygienevorschriften bei der Es senszubereitung und lagerung Für den Aus wahlprozess muss unbedingt ausreichend Zeit einkalkuliert werden Umgekehrt lassen zu lange Reaktionszeiten bei der Angebotser stellung bereits auf eine schlechtere Arbeits weise des betreffenden Dienstleisters schlie ßen Als grobe Faustregel gilt Mindestens drei Monate vor Messebeginn sollten dem Aussteller alle Offerten vorliegen Digitaler Buchungsprozess Auch bei der Buchung von Messepersonal hält die digitale Transformation mittlerweile Einzug Innerhalb des Buchungsprozesses gibt es immer bessere Werkzeuge etwa spe zielle Buchungs Projekt und Mitarbeiter software die den Aussteller das bereitge stellte Messepersonal und die Agentur unter stützen können Eine gute Software ermög licht das transparente Buchen in Echtzeit Gerade bei kurzfristigen Nachbesetzungen beispielsweise aufgrund von Ausfällen bei den festen Mitarbeitern ist das oft die retten de Lösung 16 TFI KNOW HOW Wie entsteht beim ersten Messekontakt ein gutes Gefühl Experte Amin Guellil Geschäftsführer UCM Hostess Berlin Kontakt a guellil ucastme de

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