16 Nr 10 05 06 2015 Wer ein Unternehmen betreibt ist nach der Abgabenordnung verpflichtet wichtige Unterla gen für mindestens zehn Jah re aufzubewahren Die meis ten relevanten Schriftstücke liegen inzwischen digital vor seien es Abstimmungen per E Mail Kalkulationen oder Prüf berichte aus der Produktion Betriebe sollten sich mit einer elektronischen Archivierung auseinandersetzen die die ge setzlichen Vorgaben erfüllt Bei der Archivierung ist es wichtig dass die elektronischen Dokumente unveränderbar auf bewahrt werden was PDFs bei spielsweise nicht leisten kön nen wie Markus Kopp Ge schäftsführer der Kopp AG aus Villingen Schwenningen weiß Der Lohnbeschichter setzt seit Ende 2013 auf ein Dokumen tenmanagementsystem DMS mit dem man Dateien elektro nische Signaturen geben kann So haben sie den gleichen Rechts charakter wie ursprüng lich manuell unterzeichnete Schriftstücke und sind daher rechtskonform Wir haben ein DMS einge führt weil wir es früher oder später ohnehin benötigt hät ten sagt Kopp Und nach dem Motto Wenn schon denn schon wollten wir daraus auch größt mögliche Vorteile ziehen Schließlich ist eine solche Ein führung ja mit einigem Aufwand verbunden Ende Dezember 2013 wurde bei der Kopp AG die neue Software installiert Anfangs habe es noch Anpas sungsbedarf gegeben einiges musste nachgearbeitet und nach internen Wünschen verändert werden Seit Mitte 2014 läuft es richtig gut berichtet der Geschäftsführer Alle Daten an einem Ort Kopp wollte das DMS mit sei nem Enterprise Resource Plan ning System ERP verbinden das war auch der Grund dass die Wahl auf Anbieter Habel fiel dessen System die nötigen Schnittstellen aufwies Bislang verfügen ERP Systeme nicht über DMS Funktionen und zu dem können darin keine rechts konformen Dokumente erstellt werden zumindest zum aktu ellen Zeitpunkt noch nicht Nach der Einführung galt es erst einmal sämtliche Vorgän ge so z B Aufträge Lieferschei ne Rechnungen usw zu ver schlagworten und Unterlagen zu digitalisieren also zu scan nen Digitale Ordner wurden erstellt nach Kunden gruppiert Vorgänge zusammengefasst und das System sukzessive mit al len relevanten Daten gefüllt Umdenken musste statt nden Seither können die Mitarbei ter bei einem Kundengespräch per Suchfunktion einfach den entsprechenden Vorgang mit al len Details aufrufen Abstim mungen zu Angeboten oder te lefonischen Nachfragen wer den vermerkt neue Unterlagen hinzugefügt Alles gelangt ohne Umwege an den richtigen Ort auch Weiterleitungen an Kol legen inklusive Benachrichti gungen sind möglich Wenn ein Kollege krank oder im Urlaub ist bleiben die anderen hand lungsfähig und wissen anhand der abgelegten E Mails oder Te lefonnotizen was mit einem Kunden konkret vereinbart wur de Da Kopp verpflichtet ist die Prüfprotokolle aus der Produk tion langfristig zu archivieren werden auch diese gleich mit abgespeichert Echte Ordner werden bei der Kopp AG derzeit zum Auslauf modell Durch das DMS hat sich die Suche nach Unterla gen erheblich vereinfacht der Zugriff zu den Akten ist schnel ler als je zuvor so Kopp Klar dass es anfangs seitens der Belegschaft große Skepsis gab zumal das System erst ein mal einen spürbaren Mehrauf wand verhieß Das Verständ nis für die Notwendigkeit muss te geweckt werden so Kopp Doch inzwischen hat sich das DMS etabliert Manche Kolle gen könnten sich ihren Arbeits tag inzwischen nicht mehr ohne ihr Habel Das Archivsystem der Kopp AG heißt Habel vor stellen Jetzt nach weniger als einem Jahr in Betrieb ernten wir die Früchte für den anfäng lichen Aufwand sagt Kopp Wir haben eine enorme Trans parenz auf allen Ebenen ge schaffen Kopp Oberflächentechnik AG Villingen Schwenningen Markus Kopp Tel 49 7720 9943 0 info koppag de www koppag de Habel GmbH Co KG Rietheim Weilheim Florian Veit Tel 49 7461 9353 32 fveit habel de www habel de Papierlos produzieren Künftige Richtlinien zur Datensicherung erfüllen und maximale Transparenz schaffen Reingen und vorbehandeln Die Vorteile der Lösemittelreini gung nutzen und einen definier ten Korrosionsschutz erzielen Schadensfälle aus der Praxis Duplexbeschichtungen Wie Beschichter Fehler erkennen und vermeiden Lackieren von LKW Kranen Nasslack Eine spezielle Lösung für hydraulische Hebe und Ladevorrichtungen Themen in Nr 11 Digitale Kunden Auftragsakte Über verschiedene Suchmöglichkeiten rufen sich die Mitarbeiter von Kopp eine Kundenakte auf und sortieren bzw grup pieren diese je nach Vorgangsnummer oder Dokumentenart Quelle zwei Grafiken Habel Die Maske zeigt eine vollwertige DMS Integration in das ERP System wie es bei Kopp im Einsatz ist Es ermöglich einen direkten Zugriff auf archivierte Doku mente den Aufruf des Archivsystems und die einfache Drag Drop Archivierung externer Belege sowie die Verknüpfung von Papierdokumenten via Barcode Kompaktes Expertenwissen für alle lackierrelevanten Prozesse Für Entscheider in der industriellen Lackiertechnik Die Top Themen in 2015 Industrie 4 0 Vernetzung von Lackieranlagen für effiziente Prozesse Simulationsmethoden für die Lackiertechnik Wirtschaftlicher arbeiten mit simulierten Prozessen Emissionsminderung und Abfallvermeidung VOC Verordnung mit neuester Technik einhalten Beschichtungsmaterialien Neue Nass und Pulverlacksysteme nutzen Vorbehandlung Oberflächen mit CO2 Schneestrahlverfahren reinigen Prozess und Produktqualität Korrosionsschutz von Beschichtungen praxisgerecht prüfen besser lackieren Jahrbuch 2015 Redaktion Dr Oliver Tiedje Dipl Ing Dieter Ondratschek November 2014 Format 10 5 x 14 8 cm 336 Seiten mit zahlreichen Abbildungen und Tabellen kartoniert Bestell Nr 765 44 Euro www besserlackieren de Shop Vincentz Network Postfach 62 47 30062 Hannover Deutschland T 49 511 9910 033 buecher besserlackieren de www besserlackieren de Wenn ein Angebot über die info Adresse bei der Kopp AG eintrifft dann wird es von der Kollegin in einen virtuellen Postkorb abgelegt und beispielsweise an die Einkaufsabtei lung weitergeleitet Diese fügt ggf eine dazugehörige Kal kulation hinzu Auf Basis dieser beiden Dokumente verhan delt dann der Mitarbeiter mit dem Anbieter Das DMS ver fügt über digitale Post ist die per Mausklick hinzugefügt werden können etwa Verhandlungsnotizen oder Vergleichs zahlen anderer Angebote Wenn es zum Auftrag kommt ist der Vorgang komplett hinterlegt ohne dass nach Ordnern Papieren Gesprächsnotizen etc gesucht werden müsste Workflow anstoßen per DMS Wenn zu lackierende Bauteile bei Kopp eintreffen wird der Wareneingangslieferschein gescannt Der Vorgang bekommt einen sechsstelligen Barcode der sowohl vom ERP als auch vom DMS gelesen werden kann Dieser Barcode begleitet die Bauteile bis zum Versand an den Kunden Über die Soft ware kann der jeweilige Produktionsstatus abgerufen werden Das DMS in der Praxis Bei der regelmäßigen Prüfung der Unternehmen durch ei nen Wirtschaftsprüfer werden die steuerlich relevanten Da ten die Beachtung der Aufbewahrungspflicht sowie die ste tige Gewährleistung der Verfügbarkeit von Dokumenten ge prüft Dies findet fast ausschließlich in digitaler Form statt Für das zu prüfende Unternehmen bedeutet dies dass es sich gemäß der Abgabenordnung 146 und 147 sowie GoBD an die digitale Form der Dokumente halten muss Das heißt die sicherungsrelevanten Dokumente müssen auf ma schinell verwertbaren Datenträgern archiviert werden in der Aufbewahrungsfrist müssen alle Dokumente ma schinell abrufbar und archiviert sein Die Aufbewah rungspflicht liegt zwischen sechs und zehn Jahren GoBD Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewah rung von Büchern Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff GoBD regeln die Aufbewahrung von handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumen ten in elektronischer Form Die GoBD sind ab 1 Januar 2015 gültig Warum das wichtig wird MARKUS KOPP Kopp Oberflächentechnik

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